Wybór właściwych kont bankowych ma dla przedsiębiorcy kluczowy wpływ rozwój prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Rachunki służą jako narzędzie ułatwiające zarządzanie finansami, kontrolowanie przepływu gotówki i optymalizację wydatków. Czego musi dowiedzieć się o nich każdy biznesmen?
Konto prywatne a firmowe – czym się od siebie różnią?
Z kont bankowych korzysta prawie cała ludność Polski, według badań są używane przez 96% mieszkańców. Przydatne na co dzień zarówno osobom fizycznym, jak i przedsiębiorcom – trudno wyobrazić sobie obecnie funkcjonowanie bez ich istnienia. Ułatwiają wszelkie procesy płatnościowe, a przy okazji gwarantują bezpieczeństwo zgromadzonych środków finansowych. Pomimo tego, tylko niewielki procent społeczeństwa zdaje sobie sprawę z pełnego zakresu zapewnianych przez nie możliwości.
Na początek warto uświadomić sobie, że pomiędzy kontami osobistymi a firmowymi istnieje pewna różnica. Definiuje ona sposób, w jaki można ich używać. Oba rodzaje są przeznaczone zupełnie dla innego rodzaju klientów – posługiwanie się niewłaściwą może prowadzić w niektórych przypadkach do odpowiedzialności karnej.
Konta osobiste
Konto osobiste jest indywidualnym rachunkiem bankowym, przypisanym do konkretnego klienta (będącego osobą fizyczną). Służy m.in. do:
- gromadzenia pieniędzy;
- dokonywania transakcji;
- oszczędzania;
- zarządzania codziennymi wydatkami (np. opłacania rachunków za prąd i wodę).
Posiadacz konta osobistego korzysta z niego za pomocą karty płatniczej oraz bankowości tradycyjnej, mobilnej lub online. Ich główną zaletę stanowi fakt, że zapewniają ogromną wygodę użytkową. Ich właściciele nie muszą nosić ze sobą niewygodnego portfela – mogą dokonywać płatności np. w sklepach spożywczych przy wykorzystaniu telefonu wyposażonego w moduł NFC.
ROR-y są także bezpieczne – utrudniają kradzieże przestępcom. W porównaniu do zwykłej gotówki (którą można wydać tuż po napaści), dostarczają dodatkowego elementu zabezpieczenia. To dlatego, że korzystanie z przypisanych do nich kart płatniczych wymaga wpisania odpowiedniego kodu PIN.
Poszczególne oferty rachunków prywatnych i firmowych różnią się między sobą. Do zestawienia ich ze sobą służy porównywarka kont bankowych Bankier SMART – to darmowe narzędzie, przystępne w obsłudze dla każdego.
Konta firmowe
Konto firmowe jest rachunkiem bankowym przypisanym do działalności gospodarczej (będącej osobą prawną). Służy do obsługi finansowej przedsiębiorstwa, czyli:
- gromadzenia środków związanych z prowadzeniem biznesu;
- kontroli przepływu finansowego pomiędzy podmiotami (zarówno B2C, jak i B2B);
- dokonywania płatności (np. opłacania podatków i wypłaty pensji pracownikom).
Podobnie, jak w przypadku kont osobistych, osoba mająca dostęp do rachunku firmowego korzysta z niego za pomocą bankowości internetowej, mobilnej lub tradycyjnej; to kolejne elementy wspólne. Różnią się jednak tym, że nie służą do załatwiania prywatnych spraw! Zapewniają przejrzystość wszystkich działań, a tym samym tworzenie historii transakcji, którą można pomyślnie podzielić się w razie kontroli finansowej podmiotu gospodarczego – pracownicy organów władzy dostaną dostęp wyłącznie do informacji dla nich kluczowych.
Konta firmowe a osobiste – dalsze różnice
Kluczowe różnice między rachunkami osobistymi a firmowymi obejmują:
- strukturę opłat;
- dostępność poszczególnych produktów finansowych;
- warunki prowadzenia konta i związane z tym obowiązki prawne.
Za dobry przykład służy MPP (Mechanizm Podzielonej Płatności), znany również jako split payment, dostępny tylko dla przedsiębiorców. Działa w następujący sposób – zapłata za usługę lub produkt zostaje przekazana na konto firmowe wyłącznie w części, dlatego, że zostaje podzielona na kwotę netto i podatek VAT. Pierwsza część trafia do adresata, a druga na specjalny rachunek VAT.
Kto powinien mieć konto firmowe?
Konta firmowe są niezbędne dla przedsiębiorstw, których płatności spełniają dwa podstawowe warunki:
- są przeprowadzane pomiędzy dwoma podmiotami gospodarczymi (B2B);
- ich wysokość przekracza jednorazowo kwotę 15 000 zł.
Kolejne wskazania prawne to sama forma działalności gospodarczej (spółki), biała lista podatników oraz konieczność stosowania MPP – wszystkie zasady są jasne i zrozumiałe. Na ich temat można dowiedzieć się więcej m.in. w Art. 19 ustawy Prawa o przedsiębiorcach.
Z konta firmowego nie muszą korzystać właściciele JDG (Jednoosobowych Działalności Gospodarczych). Nie istnieje żaden artykuł prawny, który jawnie nakazywałby taki obowiązek. Jednakże zaleca się, aby nawet oni założyli takowy rachunek ze względu na własne bezpieczeństwo i poziom wygody.
Zalety posiadania konta firmowego
Odrębne konto firmowe gwarantuje działalności profesjonalny wizerunek w oczach klientów, dostawców i potencjalnych partnerów biznesowych. To ważny element budowania zaufania i reputacji biznesu.
Decydujący się na założenie rachunku firmowego mogą liczyć również na:
- ułatwioną kontrolę nad transakcjami;
- usprawnienia podczas rozliczeń podatkowych;
- lepsze zarządzanie płynnością finansową;
- zachowanie prywatności podczas kontroli urzędu skarbowego;
- zaoszczędzenie podatku Belki.
Lista korzyści jest długa. Ponadto trzeba wspomnieć o tym, że konto tego typu uprzystępnia kontrolę pracowników – pracodawca zyskuje wgląd do ich płatności, wykonanych za pomocą m.in. karty płatniczej.
Konto prywatne używane w celach biznesowych – o czym powinien pamiętać przedsiębiorca?
Przedsiębiorca, który używa konta prywatnego w celach biznesowych, nie może włączyć prowizji i opłat bankowych do kosztów prowadzenia działalności. To duży minus. Zwłaszcza wtedy, gdy używa rachunku regularnie, m.in. do zlecania przelewów międzynarodowych.
Ponadto musi liczyć się z tym, że w razie kontroli, udostępnione obcym osobom zostaną jego dane prywatne – nie każdy ma ochotę dzielić się szczegółami swojego życia codziennego.
Posiadanie konta firmowego staje się zatem fundamentalnym elementem zdrowego zarządzania finansami w biznesie, przyczyniając się do wzrostu efektywności, przejrzystości i profesjonalizmu funkcjonowania przedsiębiorstwa!