Przedsiębiorcy, którzy chcą korzystać z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), muszą odpowiednio przygotować swoje firmy, zarówno pod względem organizacyjnym, jak i technologicznym. Jakie zatem wyzwania czekają biznes w związku z obowiązkowym wdrożeniem KSeF?
Czym jest KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma Ministerstwa Finansów, która umożliwia wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Od 1 lipca 2024 roku KSEF będzie obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców posiadających w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności. W 2017 r. podobne rozwiązanie wdrożono we Włoszech, rok później w Hiszpanii, a w 2019 r. – w Portugalii.
Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane według jednego wzorca, opartego na strukturze ustalonej przez Ministerstwo Finansów. Wszystkie dokumenty będą przesyłane i przechowywane w scentralizowanym systemie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Czy firmy są przygotowane na KSeF?
Obowiązkowy KSeF niesie ze sobą rewolucję w fakturowaniu i księgowości, na którą gotowych jest niewiele firm. Choć niektóre podmioty rozpoczęły już przygotowania, większość firm jeszcze o tym nie myśli, tymczasem zwlekanie z rozpoczęciem przystosowywania się do KSeF jest ryzykowne. Wdrożenie tej platformy wymaga bowiem dostosowania procesów, systemów oraz przeszkolenia zespołów.
Jakie są korzyści KSeF?
Nie będzie już faktury papierowej, lecz tylko e-faktura. Nie będzie not korygujących, a jedynie e-faktura korygująca ewentualne pomyłki lub błędy. Termin zwrotu podatku VAT zostanie skrócony z 60 do 40 dni. Krajowy System e-Faktur będzie także jedynym miejscem służącym do wymiany faktur między podmiotami oraz będzie pełnił funkcję repozytorium, dzięki czemu zniknie ryzyko zagubienia lub niedostarczenia faktury.
Jakie usprawnienia techniczne będą musiały wprowadzić działy księgowe?
Firmy będą musiały wprowadzić znaczne zmiany, nie tylko w systemach informatycznych, ale także w procesach biznesowych. Pracownicy odpowiedzialni za proces wystawiania faktur będą musieli uzyskać odpowiednie uprawnienia. Faktury zakupowe w formacie XML otrzymane z Krajowego Systemu e-Faktur będą musiały zostać rejestrowane w systemie finansowo-księgowym firmy.
Jakie perspektywy niesie KSeF przedsiębiorcom?
W założeniu przejście na Krajowy System e-Faktur ma przynieść wiele korzyści, zarówno dla firm, jak i dla państwa. Krajowy System e-Faktur pozwoli na uproszczenie i usprawnienie procesów księgowych, a także zmniejszy ryzyko wystąpienia błędów w dokumentacji. Dodatkowo KSeF umożliwi szybszą i łatwiejszą kontrolę podatkową.
Podsumowanie
Choć wdrożenie KSeF do firmy może wymagać dostosowania wielu procesów i systemów, to w dłuższej perspektywie rozwiązanie przyniesie wiele korzyści i usprawnień, dzięki którym prowadzenie biznesu będzie łatwiejsze i efektywniejsze. Co ważne, organizacje powinny rozpocząć przygotowania do KSeF już teraz, aby zdążyć przed obowiązkowym terminem, czyli 1 lipca 2024 roku.
Na zakończenie niniejszego artykułu chcielibyśmy podziękować Kancelarii Chojnacka & Łagowski Doradcy Podatkowi za pomoc w przygotowaniu tego tekstu. Mamy nadzieję, że artykuł przyczyni się do zwiększenia świadomości na temat Krajowego Systemu e-Faktur. Pamiętajmy, że niniejszy tekst nie stanowi porady prawnej i w przypadku konieczności rozwiązania konkretnych problemów prawnych, zalecamy skorzystanie z usług specjalistów.
Redakcja KSeF24.pl - monitorujemy proces wdrożenia KSeF w Polsce.