Pracodawca ma obowiązek gromadzenia dokumentów pracowniczych związanych z każdą osobą zatrudnioną. W szczególności dotyczy to potwierdzeń, stanowiących podstawę rozliczenia czasu pracy pracownika. W tym celu prowadzi się określoną przepisami prawa ewidencję.
Karta ewidencji czasu pracy jest podstawą do właściwego ustalenia wynagrodzenia pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, a także innych świadczeń np. wypłaty dodatków za godziny nadliczbowe. Ewidencjonowanie czasu pracy osób zatrudnionych jest obowiązkiem pracodawcy, narzuconym przez obowiązujące przepisy prawa.
W jakim celu prowadzi się ewidencję czasu pracy?
Zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu Pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika w celu prawidłowego wyliczenia wypłaty osób zatrudnionych, a także innych świadczeń związanych z pracą. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej (np. poprzez system onPoint). Przepisy prawa nakładają na pracodawcę obowiązek przechowywania ewidencji czasu pracy przez cały okres zatrudnienia pracownika, a także najczęściej 10 lat po ustaniu stosunku pracy. Na żądanie osoby zatrudnionej – pracodawca ma obowiązek udostępnić prowadzoną dla tej osoby ewidencję czasu pracy.
Co zawiera prawidłowa ewidencja czasu pracy?
Dane, które powinny zostać zawarte w ewidencji czasu pracy zostały wymienione w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Nie istnieje jeden wzór karty ewidencyjnej, zatem pracodawca może ją prowadzić w dowolny sposób. Ważne, aby rejestr czasu pracy zawierał dane wymienione w przepisach prawa. Ewidencja czasu pracy powinna zawierać:
-
liczbę godzin przepracowanych w danym dniu, a także w porze nocnej i w godzinach nadliczbowych – wraz z godzinami rozpoczęcia oraz zakończenia pracy;
-
liczbę dni wolnych od pracy, z oznaczeniem powodu ich udzielenia;
-
liczbę godzin pełnionego dyżuru;
-
rodzaj i wymiar zwolnień od pracy;
-
informacje o usprawiedliwionych oraz nieusprawiedliwionych nieobecnościach
w pracy; -
informację o czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.
Jakie dokumenty powinna zawierać prawidłowo prowadzona ewidencja czasu pracy?
Do ewidencji czasu pracy należy dołączyć wnioski, dokumenty oraz zgody związane z czasem pracy świadczonej przez pracownika.
Ewidencja czasu pracy powinna zawierać wnioski o:
-
udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
-
korzystanie ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat;
-
ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy;
-
stosowania systemu skróconego tygodnia pracy lub takiego, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta oraz przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy, a także, gdy pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy.
Do ewidencji czasu należy dołączyć dokumenty związane:
-
ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy;
-
z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy;
-
z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy.
Ewidencja czasu pracy musi zawierać też zgody pracownika:
-
opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia - na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy;
-
pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy.
Czy ewidencję czasu pracy prowadzi się dla wszystkich pracowników?
Nie ma obowiązku ewidencjonowania godzin pracy w przypadku osób pracujących w systemie zadaniowym, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Jednak co do tych grup pracodawca w dalszym ciągu ma obowiązek wykazywać dni wolne, urlopy, zwolnienia od pracy (np. chorobowe czy opieka na dzieckiem), a także inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Poza wymienionymi grupami pracowników - ewidencję prowadzi się dla indywidualnie dla wszystkich osób zatrudnionych, nawet, gdy jest to tylko 1 pracownik.