Organizacja wydarzeń firmowych pod gołym niebem stała się trendem, który na dobre rozgościł się w kalendarzach korporacyjnych. Ale czy rzeczywiście zawsze jest to strzał w dziesiątkę? Czasem zachód słońca nad jeziorem może zamienić się w stresującą przeprawę z pogodą. W tym artykule przyglądamy się plusom i minusom eventów firmowych na świeżym powietrzu, bazując na doświadczeniach branży eventowej.
Dlaczego event na świeżym powietrzu to strzał w dziesiątkę?
Według badań przeprowadzonych przez Harvard Business Review, wydarzenia organizowane w naturalnym otoczeniu sprzyjają współpracy i redukują poziom stresu wśród uczestników aż o 40%. Liczby mówią same za siebie – natura ma moc odmieniania relacji międzyludzkich.
Integracja poza biurem nabiera zupełnie innego wymiaru. Gdy pracownicy opuszczają sztywne ramy biurowych ścian, znikają hierarchie i formalne bariery. Kierownik działu marketingu może odkryć wspólne zainteresowania z młodszym specjalistą podczas spływu kajakowego, a dyrektor finansowy pokazać nieznane oblicze przy ognisku. Natura działa jak katalizator autentyczności – ludzie stają się bardziej otwarci, kreatywni i skłonni do dzielenia się pomysłami.
Przestrzeń na świeżym powietrzu oferuje fizyczną swobodę niedostępną w zamkniętych salach konferencyjnych. Uczestnicy mają możliwość przemieszczania się, zmiany grup dyskusyjnych i spontanicznych interakcji. Wyobraź sobie warsztaty strategiczne prowadzone na leśnej polanie zamiast w dusznej sali – poziom energii i zaangażowania różni się diametralnie. Otwarta przestrzeń pozwala na organizację różnorodnych aktywności jednocześnie. Grupa pracująca nad projektem może zajmować jeden obszar, podczas gdy inni uczestniczą w grach teambuildingowych kilkanaście metrów dalej. Elastyczność przestrzeni przekłada się na elastyczność programu wydarzenia.
Eventy plenerowe tworzą silniejsze wspomnienia emocjonalne. Mózg człowieka lepiej zapamiętuje doświadczenia połączone z naturalnymi bodźcami – zapachem trawy, szumem drzew czy ciepłem słońca. Firma Eventory, specjalizująca się w analizie skuteczności wydarzeń korporacyjnych, wykazała, że uczestnicy eventów plenerowych pamiętają najważneisze przekazy o 27% dłużej niż w przypadku wydarzeń w pomieszczeniach.
Jakie wyzwania wiążą się z eventem plenerowym?
- Pogoda stanowi największy czynnik ryzyka przy organizacji wydarzeń plenerowych. Statystyki branżowe pokazują, że około 35% eventów na świeżym powietrzu wymaga uruchomienia planu awaryjnego z powodu niesprzyjających warunków atmosferycznych. Profesjonalni organizatorzy zalecają monitorowanie prognoz z minimum trzech różnych źródeł oraz przygotowanie scenariusza “na wszelki wypadek”. Zmienność warunków pogodowych wymusza elastyczność planowania. Upał może być równie problematyczny, jak deszcz – przy temperaturze przekraczającej 30°C koncentracja uczestników spada o połowę już po godzinie przebywania w pełnym słońcu. Wyzwanie stanowi zapewnienie odpowiedniej ilości cienia, nawodnienia oraz możliwości ochłodzenia się.
- Logistyka plenerowa wymaga specjalistycznego sprzętu i doświadczenia. Transport wszystkich elementów na miejsce eventu, zapewnienie stabilnego źródła energii elektrycznej, montaż sceny czy namiotów w trudnym terenie – każdy z tych aspektów może generować nieprzewidziane problemy. Warto pamiętać o kwestiach tak podstawowych, jak długość kabli czy odpowiednia liczba przedłużaczy.
- Zaplecze sanitarne stanowi wyzwanie często niedoceniane przez organizatorów. Standardowe toalety przenośne mogą okazać się niewystarczające dla większych grup, szczególnie przy całodniowych eventach. Rozwiązaniem są luksusowe przyczepy sanitarne, oferujące komfort zbliżony do stałych obiektów, jednak ich koszt znacząco podnosi budżet wydarzenia.
- Catering plenerowy wymaga specjalnego podejścia do przechowywania i serwowania potraw. Temperatura otoczenia, owady czy wiatr mogą wpłynąć na jakość serwowanych dań. Profesjonalne firmy cateringowe stosują specjalne systemy chłodzenia, podgrzewania i zabezpieczania żywności, jednak wymagają one odpowiedniego zasilania i przestrzeni.
Czy to się opłaca? Koszty vs. efekty eventów plenerowych
Powszechny mit głosi, że organizacja wydarzenia na zewnątrz zawsze kosztuje mniej niż wynajem sali konferencyjnej. Rzeczywistość często weryfikuje te założenia. Analiza kosztów przeprowadzona przez Polskie Stowarzyszenie Branży Eventowej wykazała, że profesjonalnie zorganizowany event plenerowy może być nawet o 30% droższy od analogicznego wydarzenia w pomieszczeniu.
Wynajem terenu zielonego pozornie wydaje się tańszy od ekskluzywnej sali konferencyjnej. Jednak suma kosztów infrastruktury tymczasowej szybko niweluje początkową oszczędność. Namioty eventowe, podesty, systemy nagłośnienia odporne na warunki atmosferyczne, agregaty prądotwórcze, mobilne klimatyzatory czy systemy grzewcze – każdy z tych elementów generuje koszty nieobecne przy wynajmie gotowej przestrzeni.
Ukryte koszty techniczne stanowią często największe zaskoczenie dla organizatorów. Zapewnienie stabilnego internetu w plenerze wymaga specjalistycznych rozwiązań. Dodatkowe zabezpieczenia przeciwdeszczowe dla sprzętu elektronicznego, dodatkowe oświetlenie po zmroku czy transport uczestników z parkingów do miejsca eventu – pozornie drobne elementy, które potrafią podwoić początkowy budżet.
Mierzenie efektywności eventów plenerowych wymaga uwzględnienia specyficznych wskaźników. Standardowe ankiety satysfakcji mogą nie wychwycić unikalnych korzyści płynących z kontaktu z naturą. Warto stosować metodologie uwzględniające długoterminowy wpływ na relacje w zespole, kreatywność czy identyfikację z marką. Badania longitudinalne pokazują, że choć koszt jednostkowy eventu plenerowego bywa wyższy, jego długofalowy wpływ na kulturę organizacyjną przewyższa efekty standardowych spotkań.
Inwestycja w profesjonalną dokumentację fotograficzną i filmową eventów plenerowych zwraca się wielokrotnie. Materiały z atrakcyjnych lokalizacji stanowią cenny zasób marketingowy, wykorzystywany w komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej firmy, budując jej wizerunek jako atrakcyjnego pracodawcy.
Gdzie zorganizować udany event firmowy na świeżym powietrzu?
Wybór lokalizacji determinuje 70% sukcesu eventu plenerowego. Duże znaczenie ma dostępność komunikacyjna – miejsce powinno znajdować się w rozsądnej odległości od siedziby firmy lub oferować dogodny transport zbiorowy. Analiza czasu dojazdu uczestników pokazuje, że przekroczenie granicy 1,5 godziny znacząco obniża frekwencję i początkowy entuzjazm.
Ukształtowanie terenu oraz jego naturalne walory estetyczne wpływają na odbiór całego wydarzenia. Miejsce powinno oferować zarówno otwartą przestrzeń do głównych aktywności, jak i zacienione, kameralne obszary umożliwiające odpoczynek czy nieformalne rozmowy. Bliskość zbiornika wodnego stanowi dodatkowy atut – badania psychologiczne dowodzą, że widok wody obniża poziom kortyzolu i sprzyja kreatywnym rozmowom.
Gotowa infrastruktura redukuje ryzyko niepowodzenia. Ośrodki specjalizujące się w eventach plenerowych oferują zaplecze sanitarne, techniczne i gastronomiczne na poziomie porównywalnym z hotelami konferencyjnymi. Miejsca takie dysponują również planem awaryjnym – zadaszonymi przestrzeniami, które mogą przyjąć uczestników w przypadku nagłej zmiany pogody.
Bezpieczeństwo uczestników stanowi priorytet często pomijany przy wyborze malowniczych, lecz odległych lokalizacji. Dostępność pomocy medycznej, oznakowane drogi ewakuacyjne czy możliwość szybkiego dojazdu służb ratunkowych – elementy te powinny znajdować się na liście kontrolnej każdego organizatora. Profesjonalne ośrodki eventowe posiadają odpowiednie procedury i przeszkolony personel.
Miejsca z tradycjami organizacji eventów plenerowych oferują bezcenną wartość dodaną – doświadczenie. Personel znający specyfikę terenu, lokalną mikroklimatologię czy potencjalne wyzwania logistyczne stanowi wsparcie niemożliwe do przecenienia. Sprawdź sprawdzone miejsce na firmowe eventy – idealne połączenie natury, komfortu i profesjonalnej obsługi, gdzie zespół specjalistów pomoże dostosować przestrzeń do specyficznych potrzeb Twojej firmy.
Eventy plenerowe mają ogromny potencjał, ale tylko dobrze przemyślane dają realne korzyści. Klucz leży w przygotowaniu – logistycznym, ale też mentalnym. Jeśli firma chce zbudować coś więcej niż tylko chwilowe „wow", warto inwestować w doświadczenie, które zostanie z zespołem na długo. Może więc pora spojrzeć na naturę jak na nową salę konferencyjną – z lepszym oświetleniem i nieco bardziej nieprzewidywalną pogodą?