Czy możliwa jest kontrola pracy zdalnej? Jak skutecznie zarządzać zespołem na odległość? Jak systemy RCP online mogą pomóc w bieżącej kontroli pracy zdalnej?
Stały trend na rynku pracy
Rok 2020 zmienił wiele w sposobie wykonywania pracy. W dobie globalnej pandemii COVID-19, praca zdalna stała się normą dla wielu firm na całym świecie. Okazało się, że praca wykonywana przy komputerze może być równie dobrze świadczona z domu. Część organizacji wprowadziła ten model pracy na stałe. Okazało się bowiem, że to wygodne rozwiązanie nie tylko podnosi satysfakcję pracowników, ale także umożliwia organizacjom obniżenie kosztów poprzez redukcję powierzchni biurowej oraz mniejsze zużycie energii elektrycznej i wody.
Praca zdalna a ewidencja czasu pracy
Przedsiębiorcy muszą jednak pamiętać, że wysłanie pracownika na pracę zdalną lub przychylenie się do wniosku pracownika o pracę poza biurem nie zwalnia ich z konieczności ewidencjonowania czasu pracy. Prowadzenie ewidencji czasu pracy to wymóg prawny zapisany w Kodeksie Pracy, mający na celu właściwe wyliczenie wynagrodzenia.
O ile w przypadku pracowników biurowych realizacja tego wymogu jest stosunkowo prosta, ponieważ mogą oni zarejestrować przyjście i wyjście z pracy za pomocą karty lub innej formy rejestracji, to w przypadku pracowników pracujących z domu przedsiębiorcy musieli znaleźć alternatywne formy rejestracji czasu pracy.
Praca zdalna – korzyści i wyzwania
W miarę upływu czasu i popularyzacji modelu pracy zdalnej zaczęto dostrzegać, że umożliwienie pracownikom pracy poza biurem wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Obejmują one:
- Możliwość bieżącej kontroli pracy zdalnej
- Skuteczne zarządzanie zespołem na odległość
- Bezpieczeństwo danych
- Zachowanie kultury organizacyjnej
Kontrola pracy zdalnej w systemie RCP online
Systemy RCP mogą stanowić narzędzie skutecznie adresujące część wyzwań, jakie niesie ze sobą praca zdalna. Time Harmony to system do rejestracji czasu pracy i ewidencji wykonywanych czynności, który doskonale sprawdza się jako narzędzie kontroli czasu pracy w modelu zdalnym.
Rejestracja czasu pracy zdalnej
Time Harmony dostępny jest z poziomu przeglądarki internetowej, co oznacza, że umożliwia pracownikom zarejestrowanie czasu rozpoczęcia i zakończenia pracy niezależnie od miejsca jej wykonywania. Informacja o przepracowanym czasie pracy jest przesyłana do systemu kadrowo-płacowego.
Ewidencja czynności pracy zdalnej
Oprócz modułu RCP rejestrującego czas pracy, Time Harmony umożliwia rejestrowanie wykonywanych czynności. W zależności od specyfiki organizacji czy charakteru wykonywanych czynności, system pozwala na dowolną konfigurację drzewa czynności. Pracownicy wybierają określoną czynność, w którą są zaangażowani, a system rejestruje czas jej trwania.
Wgląd online dla menedżerów
Moduł ewidencji czynności umożliwia osobom nadzorującym wgląd online w obecność i czynności wykonywane w czasie rzeczywistym przez zespół pracujący zdalnie. Dostępne dashboardy pokazują zarówno procentowy udział czynności w łącznym czasie pracy, jak i szczegółową informację o wykonywanych czynnościach wraz z czasem ich trwania w odniesieniu do konkretnego pracownika.
Praca zdalna – co mówi Kodeks Pracy?
Nowe przepisy regulujące pracę zdalną weszły w życie 7 kwietnia 2023 roku. Zgodnie z zapisami Kodeksu Pracy praca zdalna polega na wykonywaniu pracy całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.
Wykonywanie pracy zdalnej wymaga uzgodnienia między pracownikiem a pracodawcą, które może nastąpić:
- Przy zawieraniu umowy o pracę albo
- W trakcie zatrudnienia.
Jeżeli następuje ono w trakcie zatrudnienia, może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w formie papierowej lub elektronicznej.
Ustawodawca zakłada, że takie uzgodnienie powinno obejmować:
- Fakt pracy zdalnej
- Ustalenie, czy będzie ona całkowita, czy częściowa
- Miejsce świadczenia pracy
- Inne istotne elementy pracy zdalnej, o ile nie są sprzeczne z obowiązującym prawem
Kontrola pracy zdalnej – na jakich zasadach jest możliwa?
Ustawodawca przewidział możliwość kontrolowania pracy zdalnej pracowników, co może obejmować:
- Monitorowanie bieżącego wykonywania pracy.
- Kontrolowanie aspektów związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy.
- Kontrolowanie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.
- Monitorowanie korespondencji elektronicznej pracownika.
Kontrola pracy zdalnej może być przeprowadzona niezależnie od tego, czy praca następuje na wniosek pracodawcy czy pracownika, oraz czy ma charakter okazjonalny czy stały. Pracodawca jest zobowiązany do poinformowania pracowników o możliwości i zakresie kontroli pracy zdalnej. Kontrola w miejscu deklarowanego jej wykonywania jest szczególnie uzasadniona w odniesieniu do aspektów związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz procedur ochrony informacji i danych osobowych. Do bieżącego monitorowania pracy zdalnej z powodzeniem może zostać wykorzystany system Time Harmony.
Jednym ze wspomnianych wyzwań jest zachowanie kultury organizacyjnej. Brak codziennego kontaktu ze współpracownikami może wpływać na utratę poczucia wspólnoty i kultury organizacyjnej. Firmy muszą znaleźć sposoby na podtrzymanie tych więzi, na przykład poprzez konieczność fizycznej obecności pracowników w miejscu pracy choćby w ograniczonym wymiarze kilku-kilkunastu godzin miesięcznie.
W jakim kierunku będzie rozwijać się sytuacja związana z pracą zdalną, pokażą kolejne lata. Z pewnością system Time Harmony jest skutecznym narzędziem do monitorowania pracy poza biurem, które poza bieżącym wglądem w wykonywaną pracę na odległość dostarcza praktycznych raportów dotyczących czasu pracy i czynności, stanowiąc podstawę do analiz i optymalizacji.