Faktury korygujące w KSeF – jak poprawiać błędy i co z fakturami sprzed obowiązku

Błędy na fakturach zdarzają się każdemu – nieprawidłowy numer NIP, błędna kwota, nieaktualne dane kontrahenta. Od 2026 roku sposób ich korygowania zmienił się jednak fundamentalnie. Sprawdź, co każdy przedsiębiorca powinien wiedzieć, zanim wystawi fakturę korygującą w KSeF.

Co zmieniło się w korygowaniu faktur?

Najważniejsza zmiana, która zaskoczyła wielu przedsiębiorców, to całkowite wycofanie not korygujących z obrotu prawnego od 1 lutego 2026 roku. Oznacza to, że nabywca nie może już samodzielnie poprawić błędu na dokumencie. Obecnie jedyną dopuszczalną formą korekty jest faktura korygująca wystawiona przez sprzedawcę i przesłana bezpośrednio do KSeF.

Faktura korygująca w KSeF funkcjonuje na podobnych zasadach jak faktura pierwotna – musi zostać przekazana do systemu w formacie XML, a za datę jej wystawienia uznaje się moment nadania unikalnego numeru KSeF. Co istotne, dokument nie wymaga potwierdzenia odbioru przez nabywcę – system automatycznie uznaje go za doręczony.

Kiedy i jak wystawić fakturę korygującą?

Zasady wystawiania faktur korygujących zostały jasno określone w przepisach – zgodnie z art. 106j ust. 1 ustawy o VAT, korektę należy wystawić zawsze wtedy, gdy po wystawieniu faktury pierwotnej zmienią się jej kluczowe elementy lub zostanie stwierdzona niezgodność z rzeczywistym przebiegiem transakcji. Dotyczy to m.in. sytuacji zmiany podstawy opodatkowania lub kwoty podatku, zwrotu towarów lub opakowań, zwrotu całości lub części zapłaty, a także wszelkich pomyłek w danych zawartych na fakturze. 

KSeF rozróżnia następujące rodzaje faktur korygujących:

• KOR – faktura korygująca do standardowej faktury sprzedaży,
• KOR_ZAL – faktura korygująca do faktury zaliczkowej,
• KOR_ROZ – faktura korygująca do faktury końcowej.

Jak wystawić fakturę korygującą w KSeF? Najpierw należy zidentyfikować błąd i określić jego charakter, następnie odnaleźć fakturę pierwotną, uzupełnić dane korekty – obowiązkowo wskazując numer i datę wystawienia faktury korygowanej, a jeśli istnieje – także numer KSeF dokumentu korygowanego – i przesłać ją do systemu.

Warto pamiętać, że w KSeF nie ma możliwości usunięcia faktury. Jedynym sposobem wyeliminowania błędnego dokumentu z obrotu gospodarczego jest wystawienie korekty „do zera”.

Co z fakturami wystawionymi przed wdrożeniem KSeF?

Od 1 kwietnia 2026r większość podmiotów gospodarczych w Polsce zostało objętych obowiązkiem fakturowania w KSeF. Obowiązek ten dotyczy również wszystkich faktur korygujących wystawianych od momentu objęcia podatnika obowiązkiem KSeF, niezależnie od daty wystawienia faktury pierwotnej. Oznacza to, że nawet jeśli faktura korygowana wystawiona była w wersji papierowej bądź elektronicznej, to faktura korygująca do niej będzie już wystawiona w KSeF.

Choć przepisy nie określają sztywnego terminu na wystawienie korekty, powinna ona zostać sporządzona niezwłocznie po wykryciu błędu.

Sprawne korygowanie faktur bez zbędnych komplikacji

Zarządzanie korektami w nowym systemie wymaga odpowiednich narzędzi. Fakturownia oferuje pełną integrację z KSeF – wystawianie faktur korygujących odbywa się bezpośrednio z poziomu aplikacji, bez konieczności ręcznej obsługi plików XML czy logowania do systemu rządowego. Cały proces sprowadza się do kilku kliknięć, a system automatycznie pilnuje wymaganych elementów, takich jak numer KSeF faktury pierwotnej.

Warto przetestować Fakturownię bezpłatnie już dziś.