Prowadzenie firmy wiąże się z koniecznością generowania ogromnych ilości dokumentów każdego roku. Przedsiębiorcy są zobowiązani, aby część z nich przechowywać przez co najmniej kilka lat. Dokumenty muszą być archaizowane w odpowiedni sposób. Jak zorganizować, małe firmowe archiwum?
Porządkowanie dokumentów możesz sobie ułatwić, jeśli zamówisz specjalne szuflady na dokumenty i inne praktyczne akcesoria do przechowywania. Szeroką ofertę produktów znajdziesz w ofercie marki Leitz. Są to wysokiej jakości akcesoria, dzięki którym szybko uporasz się z nadmiarem dokumentów i zadbasz o porządek w biurze. Jak jeszcze można sobie ułatwić to zadanie?
Krok 1. Podziel dokumenty na kategorie
Dokumenty powinno się porządkować na bieżąco. Szczególnie jeśli każdego dnia powstają nowe aneksy, umowy, faktury bądź raporty. Pierwsza selekcja może dotyczyć czasu przechowywania dokumentów. W tym celu podziel dokumenty na dwie kategorie:
- Dokumentacja archiwalna – dotyczy dokumentów, które muszą być przechowywane wieczyście. Są to na przykład akty notarialne.
- Dokumentacja niearchiwalna – dotyczy dokumentów, które muszą być przechowywane przez ściśle określony czas.
W przypadku dokumentacji niearchiwalnej warto stworzyć kilka dodatkowych podkategorii, które będą uwzględniały czas przechowywania dokumentów. Po upływie wyznaczonego terminu będzie można je zniszczyć.
Krok 2. Porządkowanie dokumentów
W ramach każdej kategorii należy uporządkować dokumenty w taki sposób, aby były łatwe do odnalezienia. Można je ułożyć chronologicznie lub alfabetycznie. W tym celu przydadzą Ci się foliowe koszulki, teczki i segregatory. W ofercie marki Leitz znajdziesz segregatory ze stylową etykietą na grzbiecie. Możesz na niej umieścić najważniejsze informacje dotyczące dokumentów, takie jak: nazwa klienta, nazwa dostawcy, czas powstania dokumentacji lub typ dokumentacji.
Przydatne mogą okazać się również specjalne pudła archiwizacyjne na dokumenty lub na teczki zawieszone. Pudła są dostępne w różnych kolorach, co dodatkowo ułatwia grupowanie dokumentów. Takie rozwiązanie jest estetyczne i doskonale sprawdza się w nowoczesnych biurach. Dużym ułatwieniem w segregowaniu i opisywaniu dokumentów są także przekładki, które służą do dzielenia i oznaczania dokumentacji umieszczonej w skoroszytach i segregatorach.
Krok 3. Zadbaj o bezpieczeństwo dokumentów
Kolejną ważną kwestią jest dbanie o bezpieczeństwo dokumentów. Należy je przechowywać w suchym miejscu, do którego dostęp mają wyłącznie uprawnione do tego osoby. Jeśli chcesz mieć pewność, że dokumenty są bezpieczne, warto do ich przechowywania wybierać wysokiej jakości segregatory, teczki foldery i pudła zbiorcze archiwizacyjne, w których wygodnie je ułożysz.
W archiwizowaniu dokumentów najważniejsza jest systematyczność oraz stworzenie przejrzystego systemu, dzięki któremu każdy pracownik szybko dotrze do danego dokumentu. Dzięki akcesoriom biurowym dużo szybciej uporasz się z tym wyzwaniem, co korzystnie wpłynie na efektywność pracy całego biura.