Dokumenty firmowe to cała masa ważnych i wrażliwych danych, które powinny być odpowiednio chronione i przechowywane. Dlatego coraz więcej firm dostrzega problem związany z prawidłowym zabezpieczeniem swoich archiwów i podejmuje działania, aby jak najlepiej chronić przetwarzane dane. W tym celu wewnątrz firm tworzy się specjalne systemy oraz zasady obiegu dokumentów – najczęściej w formie elektronicznej, ale niekiedy również papierowej.
Obieg wewnętrzny
Sam proces obiegu dokumentów w firmie można podzielić na wewnętrzny oraz zewnętrzny. Ten pierwszy dotyczy wyłącznie dokumentacji, która jest wytwarzana i przetwarzana na potrzeby firmy. Są to więc głównie:
- zamówienia, gwarancje, umowy, oferty, listy mailingowe
- zestawienia i statystyki
- karty ocen, wnioski urlopowe, kilometrówki dla kierowców, dokumenty kadrowe
- wytyczne, instrukcje, zarządzenia kierownicze, decyzje
- podsumowania, analizy
W obiegu wewnętrznym funkcjonują więc dokumenty, których przetwarzanie jest wyłączną sprawą samej firmy, a ich wykorzystanie nie wychodzi poza jej obręb – chyba że w przypadku podsumowań, statystyk i analiz, które niekiedy są przekazywane danej.
Obieg zewnętrzny
Zupełnie czym innym jest natomiast zewnętrzny obieg dokumentów. Tutaj, jak wskazuje sama nazwa, dokumenty często są przekazywane podmiotom niezależnym i niezwiązanym z firmą: urzędom skarbowym, instytucjom, wspólnikom i kontrahentom oraz samym klientom danej firmy. Mogą to być między innymi:
- zawarte umowy, rachunki, faktury, noty korygujące
- dokumenty księgowe i rachunkowe, potwierdzenia wpłaty zaliczek podatku, dokumenty kadrowe związane z ubezpieczeniami społecznymi
- pisma sądowe, dokumentacja administracyjna
- wyciągi bankowe, bilingi telefoniczne, zgłoszenia serwisowe
W tym wypadku zewnętrzny obieg dokumentów często wymuszony jest przepisami prawa, a rzadziej samymi praktykami w firmie. Przez wiele lat konieczne było przechowywanie tego typu dokumentów – w formie papierowej – w normalnych archiwach, gdzie często ulegały niszczeniu, blaknięciu lub zwyczajnemu zagubieniu. Dlatego gdy tylko pojawiła się taka możliwość, wiele firm przeniosło zarządzanie dokumentami w obiegu zewnętrznym do sfery komputerowej. A niedługo później dokładnie to samo zrobiono z dokumentacją zaliczaną do obiegu wewnętrznego.
http://www.primesoft.pl/
A co z bezpieczeństwem?
Podstawową zaletą elektronicznego obiegu dokumentów, zarówno w trybie wewnętrznym jak i zewnętrznym, jest znaczne podniesienie poziomu bezpieczeństwa takich danych. Przechowywane w formie elektronicznej, na dyskach komputerowych lub niezależnych serwerach są o wiele trudniejsze do wykradzenia. Maleje również ryzyko ich zniszczenia lub utracenia, a to dzięki stale tworzonym kopiom zapasowym.