Wiadomości z Chorzowa

Jak prowadzić dokumentację urlopową pracownika?

  • Dodano: 2022-08-08 10:30, aktualizacja: 2022-08-10 12:43

Sezon urlopowy to jeden z najbardziej wymagających okresów w roku każdego pracodawcy. Przysługujące zatrudnionym w oparciu o umowę o pracę, uprawnienie to (oraz jego regulacje) przeszło w ostatnich latach dość duże zmiany. Nowelizacja przepisów dotknęła w szczególności aspektu prowadzenia dokumentacji pracowniczej, wywołując tym samym pewne wątpliwości związane ze sposobem ubiegania się i korzystania z urlopu wypoczynkowego przez pracowników. 

Jak więc powinien wyglądać ten proces? Na co należy zwrócić szczególną uwagę?

Trwający do końca 2018 roku, obowiązek prowadzenia indywidualnej karty ewidencji czasu pracy zakładał jedynie trzyletni okres przechowywania jakichkolwiek dokumentów z nią związanych. Nie był, jednakże zapisany w prawie przepis, lecz przyjęty przez doktrynę termin korelujący z czasem przedawnienia roszczeń pracowniczych. 

Z tego też powodu zdarzały się sytuacje, takie jak przeprowadzane po latach postępowania sądowe o zapłatę należności z tytułu niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, gdzie pracodawca już od początku znajdował się na straconej pozycji. Rzadko kiedy bowiem firmy posiadały w swoim archiwum potrzebne wówczas dokumenty, a sam brak prawnej regulacji trwania tego okresu nie mógł znieść z pracodawcy obowiązku ich posiadania.

Jak wygląda to teraz?

Zgodnie z §6 pkt 2 rozporządzenia MRPiPS z dnia 10 grudnia 2018 roku, na pracodawcy ciąży obowiązek prowadzenia indywidualnej dla każdego pracownika dokumentacji związanej z ubieganiem się i korzystaniem przez niego z urlopu wypoczynkowego. Zapis ten ustanawia więc, że dokumentacja taka jest nie tylko obowiązkowa, ale i powinna być przechowywana w archiwum przez co najmniej dziesięć lat. 

Co więcej, nie wchodzi ona już w skład aktów dotyczących ewidencji czasu pracy, lecz staje się "osobną teczką". Sam wygląd wniosku urlopowego nie został natomiast odgórnie narzucony przez ustawę, więc uznaje się, że jego końcowy wzór oraz procedura rozpatrywania zależy wyłącznie od pracodawcy. 

Większość zakładów pracy wymaga jednak, aby już na początku roku pracownik zaplanował termin swojego urlopu. Co więcej, zgodnie z Kodeksem pracy, osobie pracującej krócej niż dziesięć lat przysługuje 20 dni urlopu, a pracownikowi z dłuższym stażem pracy - 26 dni. 

Jakie informacje powinna zawierać przykładowa karta urlopowa?

Karta urlopowa, czyli inaczej potwierdzenie przyznania urlopu danej osobie, powinna zostać stworzona w taki sposób, aby jej wypełnienie nie sprawiło nikomu większych kłopotów. W każdej z nich muszą znaleźć się takie informacje jak:

  • imię i nazwisko pracownika;
  • data i miejsce sporządzenia wniosku;
  • nazwa firmy wraz z adresem;
  • stanowisko pracy;
  • preferowany termin urlopu wraz z określeniem liczby dni urlopu, które zostaną wówczas wykorzystane;
  • wymiar urlopu przysługującego pracownikowi;
  • charakter urlopu (tj. okolicznościowy, wypoczynkowy, etc.);
  • własnoręczny podpis.

Co powinno znaleźć się w teczce urlopowej pracownika?

Dokumentacja urlopowa to nie tylko sam wniosek o jego udzielenie. W dobrze zorganizowanej teczce pracownika powinny się znaleźć bowiem wszystkie dokumenty związane bezpośrednio z procedurą ubiegania się i korzystania z urlopu. Oznacza to, że nawet wycofany przez pracownika wniosek powinien zostać zarchiwizowany i umieszczony w folderze. To samo tyczy się także podań niezaakceptowanych przez pracodawcę oraz wszelkich prób przesunięcia terminu urlopu oraz ewentualnego odwołania z niego pracownika. 

Powyższe zasady mają na celu ochronę praw pracodawcy przed składanymi przez pracownika bezpodstawnymi roszczeniami. 

Ewentualne postępowanie sądowe rozwiąże bowiem wszelkie wątpliwości po okazaniu niezbędnych pism. Co ważne, w teczce urlopowej nie powinno się natomiast przechowywać dokumentów związanych z urlopem rodzicielskim oraz urlopem bezpłatnym. Pisma te swoje miejsce znajdą w odrębnym dziale akt osobowych pracownika.

Elektroniczna teczka?

Jedną z największych zalet nowego brzmienia przepisów jest zaakceptowany przez prawodawcę system elektronicznego prowadzenia dokumentacji. Użycie go w znaczny sposób ułatwia nie tylko samo wnioskowanie pracowników o urlop, ale także pozbywa się pewnych, wynikających z fizycznego archiwizowania, problemów doskwierających każdemu pracodawcy. 

Co więcej, zgodnie z artykułem 9411 Kodeksu pracy, dokumentacja ta jest równoważna dokumentacji papierowej. Oznacza to w praktyce, że firmy same mogą decydować o tym, czy chcą w pełni przejść do systemu elektronicznego, czy wolą przechowywać pisma w postaci tradycyjnej. 

Prowadzenie dokumentacji urlopowej pracownika nie jest wbrew pozorom aż tak skomplikowane - szczególnie w świetle znowelizowanych przepisów. Pracodawca musi przede wszystkim kierować się zasadą oddzielnego prowadzenia dokumentacji dla każdego zatrudnionego pracownika. Co ważne, nowelizacja ta znacząco zabezpieczyła prawa pracodawców w Polsce. Prowadzona, zgodnie z jej regulacjami, dokumentacja zapobiegnie powstawaniu jakichkolwiek wątpliwości związanych z prawidłowością procedury przyznawania urlopu.

Justyna RomańczykJustyna Romańczyk
Źródło: Art. sponsorowany / Materiał dostarczony przez zleceniodawcę

Dodaj komentarz

chcę otrzymać bezpłatny newsletter portalu mojChorzow.pl.

Publikowane komentarze są prywatnymi opiniami użytkowników portalu.
Wydawca portalu nie ponosi odpowiedzialności za treść opinii.