Praca zawodowa bez biurokracji – czy to faktycznie możliwe?

Coraz więcej osób poszukuje sposobów na legalne świadczenie usług lub sprzedaż bez konieczności rejestrowania działalności gospodarczej. Motywacje są różne. Ograniczony czas, niskie ryzyko biznesowe, chęć przetestowania pomysłu lub uniknięcia kosztów związanych z pełną działalnością. Odpowiedzią na te potrzeby może być działalność nierejestrowana, której zasady wprowadzono w ustawie Prawo przedsiębiorców. Alternatywą są inkubatory przedsiębiorczości, czyli organizacje wspierające osoby, które nie chcą od razu zakładać własnej firmy. Obie formy pozwalają rozpocząć działalność zawodową legalnie i z ograniczonymi obowiązkami, jednak różnią się zakresem możliwości i ryzykiem prawnym.

Czym jest działalność nierejestrowana i kto może ją prowadzić?

Działalność nierejestrowana to uproszczona forma prowadzenia drobnej działalności zarobkowej, dostępna dla osób fizycznych. Osoba korzystająca z tego rozwiązania nie widnieje w rejestrze przedsiębiorców i nie uzyskuje statusu przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców. Warunki jej prowadzenia są jednak jasno określone.

1. Duże znaczenie ma tzw. „czysta karta”. Działalność nierejestrowana jest dostępna wyłącznie dla osób, które w ciągu ostatnich 60 miesięcy nie prowadziły działalności gospodarczej ani nie były wspólnikami spółki cywilnej.
2. Drugim istotnym warunkiem jest wysokość przychodu. W 2025 roku miesięczny limit wynosi 75% minimalnego wynagrodzenia, czyli 3499,50 zł brutto. Przekroczenie tego progu skutkuje obowiązkiem rejestracji działalności gospodarczej z mocą wsteczną od dnia, w którym limit został naruszony. Należy więc na bieżąco kontrolować poziom przychodów, najlepiej w formie uproszczonej ewidencji sprzedaży.
3. Kolejną zasadą jest samodzielność prowadzenia działalności. Ustawodawca nie dopuszcza wspólnego prowadzenia działalności nierejestrowanej. Wykluczone są więc wszelkie formy współpracy przypominające spółki czy zespoły. Osoba korzystająca z tej formy może jednak zatrudniać inne osoby na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak zlecenie czy dzieło.

Z działalności nierejestrowanej można korzystać m.in. przy sprzedaży rękodzieła, świadczeniu drobnych usług edukacyjnych, opiekuńczych, kosmetycznych czy organizacji warsztatów. O ile dana branża nie podlega szczególnym przepisom lub regulacjom. To forma dostępna przede wszystkim dla tych, którzy chcą przetestować swój pomysł w ograniczonym zakresie, bez wchodzenia w pełny reżim przedsiębiorcy.

Jak działają inkubatory przedsiębiorczości i komu mogą się opłacać?

Inkubator przedsiębiorczości to alternatywna forma wsparcia dla osób, które nie chcą lub nie mogą założyć własnej firmy, ale potrzebują możliwości legalnego fakturowania i prowadzenia działalności gospodarczej. Działa najczęściej jako fundacjA lub spółka, która zawiera z klientem umowę, a następnie rozliczają się z nim na podstawie umowy o dzieło lub zlecenia. Osoba fizyczna nie rejestruje firmy. Działa formalnie w ramach inkubatora.

Zaletą tego rozwiązania jest dostęp do zaplecza organizacyjnego (księgowości, doradztwa prawnego, narzędzi do fakturowania). Można również korzystać z adresu siedziby inkubatora, a to eliminuje potrzebę podawania prywatnego adresu w kontaktach z klientami. To korzystne rozwiązanie dla freelancerów, specjalistów IT, szkoleniowców czy usługodawców pracujących z sektorem B2B.

Z drugiej strony, inkubatory pobierają prowizję. Często w wysokości od 10% do 20% od przychodu. Korzystanie z ich usług wiąże się też z pewnymi ograniczeniami np. zakazem konkurencji, wymogiem zatwierdzania ofert czy brakiem pełnej autonomii w podejmowaniu decyzji biznesowych. Odpowiedzialność prawna za usługę spoczywa na inkubatorze. Może to komplikować relacje z klientami, zwłaszcza w sytuacjach spornych.

Na jakich zasadach działa działalność nierejestrowana? Podatki, ZUS, dokumentacja

Jednym z największych atutów działalności nierejestrowanej jest brak obowiązku opłacania składek ZUS. Osoba działająca w tej formule nie musi się rejestrować jako płatnik składek i nie jest zobowiązana do uiszczania składek na ubezpieczenia społeczne czy zdrowotne. Pozwala to ograniczyć koszty i zminimalizować ryzyko finansowe. Nie oznacza to jednak całkowitego zwolnienia z obowiązków wobec fiskusa. Przychody uzyskane z działalności nierejestrowanej podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Należy je wykazać w zeznaniu rocznym PIT jako przychody z innych źródeł. Obowiązuje skala podatkowa: 12% lub 32%, zależnie od łącznych dochodów podatnika. Nie ma możliwości opodatkowania w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych ani podatkiem liniowym.

Konieczne jest także prowadzenie ewidencji sprzedaży. Choć nie w pełnym zakresie księgowym. Wystarczy uproszczony rejestr zawierający daty, kwoty i opis transakcji. Ma on służyć zarówno do kontroli poziomu przychodów, jak i do celów podatkowych. Przy niektórych rodzajach działalności (np. usługach dla firm) warto zadbać o dodatkowe potwierdzenia np. umowy cywilnoprawne, potwierdzenia wykonania usługi czy korespondencję mailową.

Kiedy nie można działać „bez firmy”?

Działalność nierejestrowana nie jest rozwiązaniem uniwersalnym. Przede wszystkim wykluczone są branże, które wymagają koncesji, zezwoleń lub licencji. Dotyczy to np. sprzedaży alkoholu, wyrobów tytoniowych, prowadzenia aptek, usług detektywistycznych czy przewozów wymagających licencji transportowej. Nawet jeśli przychody nie przekraczają ustawowego limitu, nie można prowadzić takiej działalności bez rejestracji.

Ryzykiem jest również przekroczenie limitu przychodów. Jeśli w którymkolwiek miesiącu przychód z działalności przekroczy ustalony próg, osoba fizyczna ma obowiązek zarejestrować działalność gospodarczą z datą wsteczną. Może to pociągać za sobą konieczność zapłaty zaległych składek ZUS, zgłoszeń do urzędów i możliwych sankcji.

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną nie mają statusu przedsiębiorcy, oznacza to, że nie przysługują im ulgi ani ochrona prawna wynikająca z przepisów regulujących działalność gospodarczą. W razie sporu z klientem odpowiadają jako osoba fizyczna całym swoim majątkiem. Odpowiedzialność cywilna nie jest w żaden sposób ograniczona, a to może wiązać się z ryzykiem przy bardziej złożonych usługach.

Działalność nierejestrowana i inkubatory przedsiębiorczości to dwie realne ścieżki rozpoczęcia aktywności zawodowej bez rejestracji własnej firmy. Pierwsza forma jest dostępna przy niskich przychodach i ograniczonym zakresie usług, druga pozwala na większą elastyczność, ale kosztem niezależności i prowizji. Obydwie wymagają jednak dobrej orientacji w przepisach i odpowiedzialnego podejścia. Mimo ograniczonych formalności nie oznaczają braku obowiązków podatkowych ani cywilnych.