Prawidłowe przechowywanie dokumentów przez określony czas, a po upływie wyznaczonego terminu ich niszczenie, to obowiązki każdego przedsiębiorcy i instytucji. Wymienione jednostki są administratorami danych i odpowiadają za ich bezpieczeństwo na każdym etapie przetwarzania danych. Jak zadbać o ochronę niejawnych informacji i dlaczego to tak istotne? Jak poprawnie archiwizować i utylizować dokumentację papierową i elektroniczną? Warto wiedzieć, jak postępować, aby uniknąć przykrych konsekwencji związanych z niedopełnieniem obowiązków.
Przechowywanie dokumentów poufnych i wrażliwych
Każdy przedsiębiorca i pracodawca wytwarza dokumentację, która nie może dostać się w ręce niepowołanych osób. Do tej kategorii zalicza się m.in.:
- dokumenty pracownicze,
- dokumenty inwentaryzacyjne,
- sprawozdania finansowe,
- dowody księgowe.
Szczególną ochroną objęta jest także dokumentacja medyczna, prawna oraz wszystkie akty zawierające dane osobowe, co wynika z przepisów RODO. Regulacji jest wiele, a brak wiedzy nie zwalnia administratorów danych z odpowiedzialności.
Archiwizacja dokumentów powinna odbywać się przy zachowaniu wymaganych procedur bezpieczeństwa. Wymagane jest przechowywanie dokumentów przez określony czas (w zależności od rodzaju dokumentów). Muszą być one magazynowane w pomieszczeniach o odpowiedniej temperaturze, wilgotności, a także z gwarancją kontroli dostępu. Choć jest to obowiązek wszystkich instytucji i przedsiębiorstw, to wiele jednostek nie ma możliwości, aby zorganizow przestrzeń odpowiadającą wymaganiom.
Wówczas trafionym rozwiązaniem okazuje się podjęcie współpracy z zewnętrzną firmą i archiwizacja danych w zewnętrznym obiekcie, spełniającym normy bezpieczeństwa. Przechowywanie dokumentów w Chorzowie zapewnia firma Ekoakta, która gwarantuje bezpieczny transport do miejsca docelowego, a następnie archiwizację dokumentów zgodnie z wymogami. W razie konieczności dostarczy potrzebne akta do siedziby firmy.
Profesjonalne niszczenie dokumentów
Przetwarzanie danych obejmuje również niszczenie dokumentów. To ostatni etap, który kończy obieg dokumentacji i również podlega ścisłej kontroli. Akta zawierające dane poufne oraz wrażliwe muszą zostać unieszkodliwione w sposób uniemożliwiający ich ponowne wykorzystanie. Głównym zadaniem administratora jest zabezpieczenie informacji przed ich dostaniem się w niepowołane ręce. Profesjonalne niszczenie dokumentów w Chorzowie, jak i wielu innych miastach na terenie naszego kraju, również warto zlecić zewnętrznej firmie. Wówczas zyskujemy pewność, że nad przebiegiem całej procedury czuwa wykwalifikowany personel, a my unikniemy kar za nieprawidłową ochronę danych. Możliwy jest przewóz dokumentacji do obiektu, w którym znajduje się specjalistyczny sprzęt lub niszczenie dokumentów u klienta. Po zakończonym procesie klient otrzymuje certyfikat wykonania zlecenia.
Archiwizacja danych, niszczenie dokumentów, a także digitalizacja i ich bieżąca obsługa to obowiązki administratora danych, które jednak może on wydelegować do firmy zewnętrznej (pełna oferta Ekoakta dostępna jest na stronie https://www.ekoakta.pl/). Daje to gwarancję, że nad całą procedurą będą czuwać specjaliści.